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轉(zhuǎn)自 中國(guó)保密在線

 所謂檔案數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。近年來(lái)，檔案數(shù)字化工作在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位快速推進(jìn)。然而，在對(duì)涉及國(guó)家秘密的檔案數(shù)字化過(guò)程中，由于保密管理不到位，已造成了國(guó)家秘密的泄露。因此，必須加強(qiáng)對(duì)涉及國(guó)家秘密的檔案數(shù)字化的保密管理工作，確保檔案數(shù)字化和保密管理協(xié)調(diào)共進(jìn)。

 檔案數(shù)字化包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和數(shù)字化檔案的管理與利用。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換是手段，數(shù)字化檔案的管理與利用是目的。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，涉及檔案鑒定、整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、校驗(yàn)、還原入庫(kù)等眾多環(huán)節(jié)；在數(shù)字化檔案的管理與利用方面，涉及數(shù)字化檔案的遠(yuǎn)程查詢、調(diào)閱，數(shù)字化檔案的公開(kāi)、開(kāi)放等環(huán)節(jié)。從近年來(lái)發(fā)生的違反保密法律法規(guī)案件情況來(lái)看，在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)以及數(shù)字化檔案成果的管理與利用環(huán)節(jié)存在大量泄密風(fēng)險(xiǎn)和隱患，需要引起高度重視。

原始載體涉密情況被忽視

 涉密檔案數(shù)字化之前，要認(rèn)真梳理準(zhǔn)備檔案原件，不允許將涉密檔案和非涉密檔案混同進(jìn)行數(shù)字化，更不允許將涉密檔案作為非涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，應(yīng)首先查看檔案原件情況，明確檔案文件資料是否標(biāo)有密級(jí)，是否屬于國(guó)家秘密，必要時(shí)要征詢檔案產(chǎn)生單位的意見(jiàn)。近年來(lái)，由于對(duì)擬數(shù)字化的檔案原件審核不嚴(yán)，導(dǎo)致涉密檔案作為非涉密檔案數(shù)字化并被公開(kāi)的事件時(shí)有發(fā)生，甚至造成大量國(guó)家秘密泄露，教訓(xùn)深刻。

 2012年12月，有關(guān)部門(mén)在工作中發(fā)現(xiàn)，某地檔案部門(mén)門(mén)戶網(wǎng)站違規(guī)刊登多份涉密文件資料。經(jīng)查，2003年起，該檔案部門(mén)開(kāi)展現(xiàn)行文件利用服務(wù)工作，期間向有關(guān)機(jī)關(guān)單位征集非涉密現(xiàn)行文件資料。在此過(guò)程中，檔案管理科有關(guān)人員未履行保密審查職責(zé)，在未核對(duì)實(shí)體文件資料的情況下，對(duì)征集的文件資料直接蓋章確認(rèn)為可公開(kāi)的現(xiàn)行文件資料，導(dǎo)致多份涉密文件資料被誤作為可公開(kāi)的文件資料。2008年，在檔案數(shù)字化過(guò)程中，該檔案部門(mén)編研科未履行保密審查手續(xù)，將2003年收集的確認(rèn)為可公開(kāi)的現(xiàn)行文件資料，交由某軟件技術(shù)公司掃描加工、鏈接刊登在門(mén)戶網(wǎng)站上，造成泄密。事件發(fā)生后，有關(guān)部門(mén)給予時(shí)任該檔案部門(mén)檔案管理科科長(zhǎng)劉某、編研科副科長(zhǎng)吳某行政警告處分；對(duì)時(shí)任檔案部門(mén)督導(dǎo)科科長(zhǎng)潘某、編研科副科長(zhǎng)馮某進(jìn)行誡勉談話。

 2011年11月，某地檔案部門(mén)門(mén)戶網(wǎng)站被發(fā)現(xiàn)違規(guī)刊登涉密文件資料。經(jīng)查，2008年3月，為方便公眾查詢，該檔案部門(mén)將數(shù)年來(lái)有關(guān)機(jī)關(guān)單位移交的紙質(zhì)檔案文件資料1萬(wàn)余份進(jìn)行數(shù)字化處理，因在掃描錄入過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真的保密審查，導(dǎo)致部分涉密文件資料被發(fā)布在網(wǎng)站上。事件發(fā)生后，有關(guān)部門(mén)給予負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的該檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人何某、黃某黨內(nèi)警告處分。

違規(guī)委托風(fēng)險(xiǎn)巨大

 檔案數(shù)字化是依靠加工人員來(lái)完成的，因此，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工人員的管理，對(duì)于涉密檔案的安全是前提和基礎(chǔ)。具體而言，檔案數(shù)字化工作通常由本單位實(shí)施或委托檔案服務(wù)公司實(shí)施。對(duì)于非涉密檔案，可以交由檔案服務(wù)公司實(shí)施；對(duì)于涉密檔案，其數(shù)字化加工則不得外包，應(yīng)當(dāng)由本單位的涉密人員完成。有的地方允許委托同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行，筆者認(rèn)為，根據(jù)檔案法的規(guī)定，國(guó)家綜合檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)單位必須按照國(guó)家規(guī)定定期向檔案館移交檔案，因此在確保安全的前提下委托其實(shí)施檔案數(shù)字化也是可行的。

 不允許將涉密檔案數(shù)字化加工外包主要是從涉密檔案的安全性上考慮，委托檔案服務(wù)公司對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化可能引發(fā)嚴(yán)重的安全保密風(fēng)險(xiǎn)，即知悉范圍的擴(kuò)大。

 實(shí)踐中，由于檔案數(shù)字化工作量大，許多機(jī)關(guān)單位仍然違規(guī)委托檔案服務(wù)公司實(shí)施涉密檔案數(shù)字化加工。一些機(jī)關(guān)單位保密意識(shí)不強(qiáng)，管理機(jī)制不健全，在對(duì)委托的檔案服務(wù)公司缺乏嚴(yán)格審查和監(jiān)管的情況下，將涉及國(guó)家秘密的檔案整理、數(shù)字化及檔案信息系統(tǒng)的管理、維護(hù)工作進(jìn)行外包，完全交由檔案服務(wù)公司處理，導(dǎo)致大量涉密和未公開(kāi)檔案信息被服務(wù)公司非法留存、持有和使用，有的服務(wù)公司還通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)涉密檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程技術(shù)處理，違法違規(guī)現(xiàn)象極為突出。2013年，某檔案服務(wù)公司員工宋某為了防止已數(shù)字化的涉密檔案丟失、損毀，擅自違規(guī)復(fù)制涉密檔案，并存儲(chǔ)在個(gè)人計(jì)算機(jī)中，造成泄密。

 在本單位自行組織實(shí)施涉密檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化過(guò)程中保密關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把握，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工人員的保密教育和日常管理，提高數(shù)字化加工人員的保密意識(shí)和能力。對(duì)此，一些地方的檔案部門(mén)和保密行政管理部門(mén)，如浙江省檔案局和保密局聯(lián)合出臺(tái)規(guī)定，要求凡參與涉密檔案數(shù)字化加工的人員，必須通過(guò)檔案行政管理部門(mén)和保密行政管理部門(mén)組織的檔案與保密業(yè)務(wù)培訓(xùn)方能上崗。這對(duì)于加強(qiáng)涉密檔案數(shù)字化過(guò)程中的保密管理具有重要意義。

 即使實(shí)施的是非涉密檔案的數(shù)字化，由于檔案信息具有不公開(kāi)性等特征，一些檔案信息涉及商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，其保密管理也是相當(dāng)重要的。將非涉密檔案提供給檔案服務(wù)公司進(jìn)行整理、數(shù)字化時(shí)，有關(guān)機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核服務(wù)公司的背景情況，同時(shí)與服務(wù)公司簽訂安全保密協(xié)議，與參與數(shù)字化的相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用數(shù)字化的檔案信息，明確檔案服務(wù)公司的保密義務(wù)和法律責(zé)任，明確違約的法律后果。承攬檔案數(shù)字化工作的檔案服務(wù)公司，應(yīng)當(dāng)對(duì)全體參與人員進(jìn)行資格審查、開(kāi)展崗前保密教育、簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任和違法后果。

不合規(guī)實(shí)施場(chǎng)所埋隱患

 檔案數(shù)字化離不開(kāi)場(chǎng)地保障。目前，有關(guān)法律法規(guī)對(duì)于檔案數(shù)字化場(chǎng)地的要求還不明確。實(shí)踐中，有的機(jī)關(guān)單位借用他人場(chǎng)地開(kāi)展檔案數(shù)字化，有的由外包單位將檔案帶離檔案保管單位，自找場(chǎng)所進(jìn)行檔案數(shù)字化，這些行為都存在嚴(yán)重的泄密隱患。不論是黨政機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位，涉及國(guó)家秘密的檔案一旦離開(kāi)本單位，不可控因素就會(huì)增加。因此，涉密檔案的數(shù)字化工作場(chǎng)所均應(yīng)設(shè)置在本單位內(nèi)，嚴(yán)禁將涉密檔案帶離原單位。

 由于未對(duì)實(shí)施場(chǎng)所進(jìn)行有效的保密監(jiān)管而導(dǎo)致的保密違法違規(guī)案件時(shí)有發(fā)生，甚至造成了嚴(yán)重的泄密后果。

 2013年7月，某檔案服務(wù)公司承擔(dān)了某地方檔案數(shù)字化工作。該公司數(shù)字化加工項(xiàng)目辦經(jīng)理宋某，為防止制作完成的數(shù)字化檔案在處理中丟失，違規(guī)將5年多的包括涉密檔案在內(nèi)的所有電子檔案信息帶出委托單位，擅自違規(guī)存儲(chǔ)在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中。經(jīng)鑒定，其中涉及數(shù)百份國(guó)家秘密。事件發(fā)生后，該公司給予直接責(zé)任人宋某開(kāi)除處理，某地檔案部門(mén)對(duì)本部門(mén)責(zé)任人員也給予了相應(yīng)的處理。

 因此，在涉密檔案數(shù)字化過(guò)程中，要嚴(yán)格數(shù)字化場(chǎng)所的保密管理，應(yīng)當(dāng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、電磁干擾系統(tǒng)等安防和保密設(shè)施，防止涉密檔案被帶出、防止涉密檔案在數(shù)字化過(guò)程中因電磁輻射而泄露、防止在數(shù)字化過(guò)程中發(fā)生其他違規(guī)行為。檔案服務(wù)公司對(duì)涉密檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)服務(wù)時(shí)，檔案保管單位應(yīng)當(dāng)派人實(shí)行全過(guò)程監(jiān)管。要制定嚴(yán)格的數(shù)字化工作場(chǎng)所人員出入制度，加強(qiáng)對(duì)進(jìn)入加工場(chǎng)所人員的管理，數(shù)字化加工人員不得私自攜帶U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)和手機(jī)、攝錄像設(shè)備進(jìn)入加工場(chǎng)所。要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所的監(jiān)督，進(jìn)行定期、不定期的保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，防止泄密事件的發(fā)生。

設(shè)備不符合保密標(biāo)準(zhǔn)存風(fēng)險(xiǎn)

 檔案的數(shù)字化離不開(kāi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的軟硬件支持，離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)強(qiáng)大的存儲(chǔ)處理功能和網(wǎng)絡(luò)信息傳播的便利與快捷性，對(duì)涉密檔案信息的安全保護(hù)構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。

 用于涉密檔案數(shù)字化的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備及信息系統(tǒng)要按照擬數(shù)字化檔案的最高密級(jí)確定密級(jí)，并按照同等密級(jí)涉密載體管理。涉密檔案數(shù)字化前，對(duì)于加工所需的所有計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)介質(zhì)等，有關(guān)機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)送保密行政管理部門(mén)進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測(cè)，符合安全保密要求的才能使用，存在安全保密隱患的一律不得使用。對(duì)涉密檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所使用的一切設(shè)備，應(yīng)當(dāng)通過(guò)一定的技術(shù)手段，拆除或封住信息出口，確保數(shù)據(jù)無(wú)接口，防止信息外泄。在涉密檔案數(shù)字化任務(wù)完成時(shí)，有關(guān)機(jī)關(guān)單位可請(qǐng)保密行政管理部門(mén)檢查所使用的設(shè)備中是否有信息留存。有信息留存的，必須清除信息并作安全技術(shù)處理。此外，要高度重視電磁泄漏問(wèn)題，利用高靈敏度的儀器截獲計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備、傳輸線路中的電磁泄漏信息竊取情報(bào)比其他方法獲得情報(bào)要準(zhǔn)確、可靠、及時(shí)，而且隱蔽性好，不易被察覺(jué)。因此，在涉密檔案數(shù)字化過(guò)程中，要采取一定的防電磁泄漏的措施，確保計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備、傳輸線路的電磁安全。

 此外，對(duì)于涉密檔案數(shù)字化場(chǎng)所使用網(wǎng)絡(luò)的問(wèn)題，原則上要求所有涉密檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所的設(shè)備應(yīng)保持獨(dú)立，涉密檔案數(shù)字化使用的系統(tǒng)必須采用物理隔離方式，禁止安裝使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤(pán)等各類具有無(wú)線互聯(lián)功能的硬件模塊和無(wú)線外圍設(shè)備，禁止與單位辦公網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)連接與共享。涉密檔案加工場(chǎng)所由于工作需要，可以建設(shè)局域網(wǎng)絡(luò)，但該網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該是獨(dú)立的，不能連接單位辦公網(wǎng)，更不能連接互聯(lián)網(wǎng)，且必須通過(guò)保密行政管理部門(mén)的涉密網(wǎng)絡(luò)測(cè)評(píng)。涉密檔案加工場(chǎng)所的所有設(shè)備一律禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，目的是阻斷加工場(chǎng)所與外界網(wǎng)絡(luò)的一切聯(lián)系，防止涉密檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播泄露。要進(jìn)行安全檢測(cè)，避免因網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等問(wèn)題造成信息泄露。目前，一些機(jī)關(guān)單位，特別是大型企業(yè)，其檔案數(shù)字化與公文流轉(zhuǎn)數(shù)字化工作同步進(jìn)行，檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)對(duì)接，存在著嚴(yán)重的安全隱患。因此，對(duì)于此類機(jī)關(guān)單位，不論是公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，還是檔案數(shù)字化系統(tǒng)，其存儲(chǔ)、處理涉及國(guó)家秘密信息的設(shè)備要符合保密管理要求，其使用的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立，與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，并通過(guò)保密行政管理部門(mén)的涉密網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)收。

 實(shí)踐中，需要使用檔案服務(wù)公司信息設(shè)備從事涉密檔案數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其符合相關(guān)的保密標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)范。檔案服務(wù)公司完成工作任務(wù)后，應(yīng)將其自帶信息設(shè)備中的全部存儲(chǔ)部件及數(shù)字化過(guò)程中使用過(guò)的全部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)移交給委托單位，由委托單位按照相應(yīng)密級(jí)的涉密載體進(jìn)行保管或銷毀。